Waar je sollicitanten verdwijnen tussen klik en intake
De meeste bedrijven meten twee getallen: hoeveel mensen er solliciteren en hoeveel er worden aangenomen. Daartussen zitten zes momenten waarop kandidaten afhaken, en van geen daarvan weten ze hoe groot het verlies is. Wie die zes stappen apart gaat meten, ziet binnen een maand waar het echte probleem zit. Bijna altijd is dat een andere plek dan verwacht.
Het gesprek dat ik bijna elke week voer
Een directeur vertelt me dat hij te weinig sollicitanten krijgt. Hij wil meer bereik, een groter budget, een extra kanaal. Ik vraag dan hoeveel mensen er vorige maand hebben gereageerd. Meestal weet hij dat. Daarna vraag ik hoeveel daarvan zijn gebeld, en hoeveel er bij een intake zijn verschenen. Daar stopt het antwoord.
Dat is geen slordigheid. Die getallen zitten verspreid over een advertentieaccount, een mailbox, een agenda en het hoofd van degene die belt. Niemand telt ze bij elkaar op, dus het probleem lijkt vanzelf een instroomprobleem. Bijna altijd blijkt bij meten dat de instroom wel meevalt en dat het verlies verderop zit.
De zes momenten
Tussen de advertentie en de eerste werkdag zitten zes overgangen. Bij elke overgang valt een deel af. Dat is normaal, want een funnel hoort te versmallen. Het gaat erom of je weet hoeveel er bij elke stap afvalt en of dat past bij de functie en de markt.
Van vertoning naar klik. Iemand ziet de advertentie en klikt. Gebeurt dat te weinig, dan is het beeld verkeerd of de tekst te vaag. Dit is de enige stap die het advertentieplatform zelf al voor je meet.
Van klik naar reactie. Iemand komt op het formulier en vult het in. Hier verliezen bedrijven het meest zonder het te weten. Een formulier met veertien velden, een verplichte motivatiebrief of een sollicitatieomgeving waarvoor je eerst een account moet aanmaken, kost je kandidaten die wel wilden.
Van reactie naar bereikt. Iemand reageert en wordt daadwerkelijk aan de lijn gekregen. Dit is de stap waar tijd alles bepaalt. Wie dinsdagavond reageert en vrijdagmiddag pas wordt gebeld, heeft in de tussentijd ergens anders gereageerd. Het is ook de stap die het vaakst wordt onderschat, want bellen kost tijd en niemand ziet de kandidaat die je niet te pakken kreeg.
Van bereikt naar gescreend. Er is contact, en er volgt een gesprek waarin duidelijk wordt of het profiel past. Valt hier veel af, dan trekt de advertentie de verkeerde mensen. Dat is niet erg, zolang je weet waaróp ze afvallen. Een diploma-eis, een reisafstand of een taalniveau vraagt om een andere oplossing dan een gebrek aan interesse.
Van gescreend naar intake gepland. De kandidaat past en er staat een afspraak. Hier zit vaak een verrassing: het knelpunt is niet de kandidaat maar de agenda van de opdrachtgever. Als een intake pas over twee weken kan, verlies je mensen die dan al ergens anders zitten.
Van intake gepland naar intake gekomen. Niet iedereen die een afspraak heeft, komt ook. Eén no-show op een handvol intakes lijkt weinig, maar tegen die tijd heeft die ene kandidaat de hele keten doorlopen en is hij het duurst.
Een voorbeeld uit één campagne
In een campagne voor een zorgorganisatie zagen we deze reeks: ongeveer 40.500 mensen bereikt, 428 reacties, 295 kandidaten gesproken en gescreend, en zes geplande intakes. Eén daarvan kwam niet opdagen. Van die 295 gesprekken viel het grootste deel af op bereikbaarheid en op een ontbrekend diploma, daarna pas op reisafstand en interesse.
Bron: Meta-campagne fase 1, voorjaar 2026, geanonimiseerde klantcase.
Dit is één campagne, in één sector, voor één functie. Het is geen norm en geen gemiddelde. Een technische functie in een krappe regio geeft een heel andere reeks dan een zorgfunctie in de stad, en binnen één bedrijf verschilt het per functiegroep. Daarom is het zinloos om je eigen cijfers naast die van een ander te leggen. Wat wél werkt, is je eigen reeks naast je vorige reeks leggen.
Interessanter dan de getallen is waar de val zit. In dit geval ging het grootste verlies niet over de advertentie maar over bereikbaarheid en over een eis die vooraf niet scherp in de tekst stond. Dat is geen budgetprobleem. Dat los je op met een andere vacaturetekst en met sneller bellen.
Waarom bijna niemand dit meet
Het is geen onwil. Er zijn drie praktische redenen.
De gegevens staan op verschillende plekken. Het platform kent de klikken, het formulier kent de reacties, de recruiter kent de gesprekken en de agenda kent de intakes. Zolang niemand die vier bij elkaar brengt, bestaat de funnel niet als één geheel.
Niemand is eigenaar van het geheel. Marketing stuurt op kosten per reactie, HR stuurt op ingevulde vacatures, de teamleider stuurt op zijn bezetting. Alle drie doen hun deel goed. De ruimte tussen hun taken meet niemand.
En de terugkoppeling komt te laat. Een aanname van deze maand komt uit een advertentie van twee maanden geleden. Wie alleen op aannames stuurt, stuurt altijd op verouderde informatie.
Wat je maandag kunt doen
Je hebt hier geen systeem voor nodig om te beginnen. Pak de laatste vacature die je hebt gevuld en reconstrueer de zes getallen, desnoods uit je mailbox en je agenda. Dat kost een uur.
Zet die zes getallen onder elkaar en zoek de grootste val. Dat is je eerste verbeterpunt, en het is bijna nooit de advertentie.
Noteer bij elke afvaller ook de reden. Dat is meer werk dan alleen tellen, en het is het deel dat je daadwerkelijk vertelt wat je moet veranderen.
Herhaal het bij de volgende vacature, op precies dezelfde manier en per functiegroep apart. Vanaf de tweede keer heb je een vergelijking, en vanaf dat moment stuur je op feiten in plaats van op gevoel.
Wil je weten hoe zo’n uitsplitsing er voor jouw organisatie uitziet, dan is dat precies wat we in een kennismaking doen.