Een nulmeting voor je recruitment: wat je meet voordat je begint
Wie begint met verbeteren zonder eerst de beginstand vast te leggen, kan achteraf niet aantonen of het werkte. Een nulmeting kost een halve dag en levert acht getallen op. Zonder die acht getallen is elke latere claim over vooruitgang een mening.
Waarom je hiermee begint
Stel dat je een campagne start en er komen meer sollicitanten binnen. Kwam dat door de campagne? Door het seizoen? Doordat een concurrent stopte met werven? Zonder beginstand weet je het niet, en dan wordt de evaluatie een discussie over interpretaties.
Een nulmeting lost dat op. Je legt vast hoe het ervoor stond voordat er iets veranderde. Alles wat daarna gebeurt, zet je daartegen af.
Er is ook een minder voor de hand liggende reden. Een nulmeting laat zien wat je nog niet kunt meten, en dat is vaak waardevoller dan de getallen zelf. Bij de meeste organisaties waar wij binnenkomen, is een deel van de funnel helemaal niet meetbaar. Dat weten is de eerste winst.
De acht getallen
01. Aantal openstaande vacatures per maand. De noemer van bijna alles. Zonder dit getal betekenen alle andere weinig.
02. Aantal reacties per vacature. Niet het totaal, maar per vacature en per functiegroep. Eén populaire functie kan het beeld van vijf moeilijke functies volledig vertekenen.
03. Doorlooptijd van reactie tot eerste contact. In uren, niet in dagen, en alleen werkdagen tellen mee. Dit is het getal dat het snelst te verbeteren is en meestal het meest oplevert.
04. Doorlooptijd van vacature tot aanname. In kalenderdagen, vanaf het moment dat de vacature openstond.
05. Conversie van reactie naar aanname. Eén percentage over de hele keten. Grof, maar het is je referentiepunt.
06. Kosten per aanname. Alles wat je uitgaf, gedeeld door het aantal aannames. Advertentiekosten, bureaukosten, de kosten van vacaturesites en de uren van je eigen mensen. Die laatste vergeet bijna iedereen, terwijl het vaak de grootste post is.
07. Uitstroom binnen de proeftijd. Van de mensen die het afgelopen jaar startten, hoeveel waren er na drie maanden nog in dienst. Een aanname die binnen de proeftijd vertrekt, is een verlies dat in de wervingscijfers nergens zichtbaar is.
08. Wat je nu niet kunt meten. Een eerlijke lijst van wat er ontbreekt. Loop de zes stappen uit het vorige artikel langs en zet per stap of je het cijfer hebt, kunt reconstrueren of helemaal mist.
Reken je eigen uren mee
Een voorbeeld, met verzonnen getallen om de rekenwijze te laten zien. Stel dat je vorig jaar acht mensen aannam. Je gaf 6.000 euro uit aan advertenties en 4.000 euro aan vacaturesites. Daarnaast was een HR-medewerker ongeveer een dag per week met werving bezig, en deden teamleiders samen zo’n honderd uur aan gesprekken.
Alleen de externe kosten zijn dan 10.000 euro, dus 1.250 euro per aanname. Tel je de eigen uren mee tegen een realistisch intern tarief, dan komt daar al snel het dubbele bij. Dat is het bedrag waar je op stuurt, niet het factuurbedrag.
Dit verschil verklaart waarom werving vaak goedkoop lijkt terwijl iedereen te druk is. De kosten zitten in tijd, en tijd staat op geen enkele factuur.
Hoe je aan die getallen komt
Je hebt er geen nieuw systeem voor nodig. Je hebt nodig: het advertentieaccount, de mailbox waar sollicitaties binnenkomen, de agenda van degene die intakes doet, de facturen van het afgelopen jaar en de in-dienstdata uit de salarisadministratie.
Neem een periode van twaalf maanden, of van zes als er weinig vacatures waren. Korter geeft toeval te veel invloed.
Reken zelf mee in plaats van te vragen. Vraag je iemand hoe snel er wordt teruggebeld, dan krijg je het goede voorbeeld te horen, niet het gemiddelde. Tel de datums.
Deel het resultaat uit per functiegroep. Een logistiek medewerker en een specialist hebben verschillende funnels, en samengevoegd zeggen ze allebei niets.
De drie valkuilen
Alleen de goede periode pakken. Een nulmeting over de drie beste maanden maakt elke verbetering daarna kunstmatig klein. Neem het hele jaar, inclusief de zomer.
Eigen uren weglaten uit de kosten. Laat je die weg, dan lijkt de huidige situatie goedkoper dan hij is, en lijkt elke investering duurder dan hij is.
De meting mooier maken dan de werkelijkheid. Dit is de belangrijkste. Een nulmeting die te gunstig uitvalt, verslaat zichzelf: je vergelijkt je resultaten straks met een fictieve beginstand. Een nulmeting die pijn doet, is een nulmeting die klopt.
Vergelijk met jezelf, niet met de markt
Je zult verleid worden om je cijfers naast een branchegemiddelde te leggen. Doe dat niet, of doe het hooguit ter oriëntatie. Kosten per aanname en doorlooptijden verschillen enorm per sector, per regio en per functiegroep, en de meeste gepubliceerde gemiddelden vertellen er niet bij hoe ze zijn gemeten.
Je eigen beginstand is de enige vergelijking die klopt, want die is met dezelfde methode gemeten als je volgende meting.
Wat je ermee doet
Zet de acht getallen op één pagina met de datum en de meetmethode erbij. Dat is je ijkpunt.
Kies daarna maximaal twee getallen om op te sturen, meestal doorlooptijd van reactie tot contact en conversie van reactie naar aanname. Alles tegelijk verbeteren lukt niet, en dan weet je achteraf ook niet wat werkte.
Herhaal de meting na drie maanden op precies dezelfde manier. Verandert de meetmethode, dan is de vergelijking waardeloos.
Wij doen deze meting bij elke opdrachtgever voordat er één campagne draait. Niet omdat het hoort, maar omdat wij zelf ook willen kunnen aantonen wat we hebben veranderd.